Vorsteuerabzug - Steuerberaterprüfung
Umsatzsteuer
Der Vorsteuerabzug ermöglicht es Unternehmern, die in Eingangsrechnungen enthaltene Umsatzsteuer mit ihrer eigenen Umsatzsteuerschuld zu verrechnen. Voraussetzung ist, dass die bezogene Leistung für das Unternehmen erbracht wurde und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.
Die Enstehung des Vorsteueranspruchs, aber auch die formellen Anforderungen oder Einschränkungen, etc. sind Themen, regelmäßig in der Steuerberaterprüfung auftauchen. In unseren Kernlehrgängen und Klausurenkursen gehen wir daher auf diese Themen ein und bereiten Sie optimal auf Ihr Examen vor!
Entstehung des Vorsteueranspruchs
Der Anspruch auf Vorsteuerabzug entsteht in dem Voranmeldezeitraum, in dem die Leistung tatsächlich ausgeführt wurde und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Beide Voraussetzungen müssen gleichzeitig erfüllt sein. Der Zeitpunkt der Zahlung spielt dabei keine Rolle.
Berechtigte zum Vorsteuerabzug
Zum Vorsteuerabzug berechtigt ist grundsätzlich jede Person, die als Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (UStG) gilt. Das bedeutet im Detail:
- Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt, mit dem Ziel, entgeltliche Leistungen zu erbringen (§ 2 UStG).
- Die Unternehmereigenschaft muss nach außen erkennbar sein, also zum Beispiel durch Geschäftsaktivitäten, Investitionen oder entsprechende Absichtserklärungen.
- Auch bereits vor Aufnahme der eigentlichen Geschäftstätigkeit kann ein Unternehmer Vorbereitungsausgaben (z. B. Anschaffung von Büroausstattung, Beratungskosten) geltend machen, sofern er die ernsthafte Absicht nachweist, ein Unternehmen zu betreiben.
- Der Vorsteuerabzug ist nicht von tatsächlich erzielten Umsätzen abhängig. Auch ein umsatzloser Unternehmer kann vorsteuerabzugsberechtigt sein, wenn objektive Anhaltspunkte für eine spätere steuerpflichtige Tätigkeit vorliegen.
- Kapitalgesellschaften wie die GmbH gelten unabhängig von der Gewinnerzielungsabsicht grundsätzlich als Unternehmer, sobald sie am Markt tätig werden. In der Gründungsphase ist allerdings zu beachten, dass die Vorgründungsgesellschaft steuerlich eigenständig betrachtet wird.
- Ehemalige Unternehmer können für Leistungen, die sie während ihrer aktiven Geschäftstätigkeit bezogen haben, auch dann noch Vorsteuer abziehen, wenn die Rechnung erst nachträglich eingeht - vorausgesetzt, es bestehen noch Rechtsbeziehungen oder es ist absehbar, dass die Tätigkeit wieder aufgenommen wird.
Wichtig: Der Vorsteuerabzug setzt zusätzlich immer voraus, dass die Leistung für das Unternehmen bezogen wurde und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.
Formelle Anforderungen für den Vorsteuerabzug
Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist eine ordnungsgemäße Rechnung. Diese muss den Anforderungen der §§ 14 und 14a UStG entsprechen.
Eine Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (auch der Monat reicht aus)
- Entgelt (Nettobetrag), aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
- Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf Steuerbefreiung
- Bei Gutschriften: der Begriff “Gutschrift”
Kleinere Fehler, wie zum Beispiel Schreibfehler oder Namensabweichungen, führen nicht zwangsläufig zur Versagung des Vorsteuerabzugs. Entscheidend ist, dass die Steuer für den Umsatz gesetzlich geschuldet ist. Für unrichtige Rechnungen, die zu hohe Steuerbeträge ausweisen, haftet der Aussteller nach § 14c UStG.
Der Leistungsempfänger ist zur Prüfung der Angaben verpflichtet. Bei Ehegatten oder nicht klar bestimmten Leistungsempfängern ist entscheidend, wer zivilrechtlich als Vertragspartner gilt. Der unternehmerisch tätige Ehegatte kann seinen anteiligen Vorsteuerabzug geltend machen, sofern keine Gesellschaft bürgerlichen Rechts vorliegt.
Vorsteuerabzug bei Anzahlungen
Auch bei Anzahlungen kann bereits ein Vorsteuerabzug erfolgen, sofern eine Rechnung mit gesondertem Steuerausweis vorliegt und die Zahlung tatsächlich geleistet wurde. In der Schlussrechnung müssen diese Anzahlungen separat in Netto- und Steuerbetrag aufgeführt werden. Wird dies versäumt, kann es zu einer unrichtigen Besteuerung kommen.
Leistungen für das Unternehmen
Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass die Leistung dem Unternehmensbereich zugeordnet ist. Dabei ist bereits beim Leistungsbezug zu entscheiden, ob die Leistung für unternehmerische oder private Zwecke bestimmt ist. Wird die Leistung gemischt genutzt, etwa ein Pkw für geschäftliche und private Fahrten, besteht ein Zuordnungswahlrecht. Beträgt die unternehmerische Nutzung weniger als zehn Prozent, ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen. Bei voller geschäftlicher Nutzung besteht ein sogenanntes Zuordnungsgebot. Die unternehmensfremde Nutzung wird dann als sonstige Leistung gegen Entgelt behandelt.
Eine einmal getroffene Zuordnung zum privaten Bereich ist später nicht mehr korrigierbar. Der Vorsteuerabzug ist dann endgültig ausgeschlossen, auch wenn das Wirtschaftsgut später in das Unternehmen eingebracht wird. Um die unternehmerische Nutzung zu belegen, können Buchführung, Versicherungsunterlagen oder andere Nachweise dienen.
Aufteilung der Vorsteuer
Werden Eingangsleistungen sowohl für steuerpflichtige als auch für steuerfreie Umsätze verwendet, muss die Vorsteuer sachgerecht aufgeteilt werden. Grundlage ist die wirtschaftliche Zuordnung. Dies kann durch betriebliche Kostenrechnung, Umsatzverhältnisse oder Nutzungsflächen erfolgen. Bei gemischt genutzten Gebäuden ist beispielsweise ein Flächenschlüssel üblich.
Besondere Einschränkungen beim Vorsteuerabzug
Für bestimmte Aufwendungen schließt das Gesetz den Vorsteuerabzug aus. Dazu gehören unter anderem Geschenke über 35 Euro (ab 2024: 50 Euro), Aufwendungen für Jagd, Fischerei oder Yachten, sowie Kosten für Gästehäuser oder unangemessene Repräsentationsausgaben. Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass sind einkommensteuerlich nur zu 70 % abzugsfähig, umsatzsteuerlich kann der Vorsteuerabzug jedoch in voller Höhe gewährt werden, sofern die Aufwendungen angemessen und nachgewiesen sind.
Rechnungen und E-Rechnungen
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Rechnungen bei inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich im strukturierten elektronischen Format (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) erstellt werden. Ausnahmen gelten etwa für Kleinbetragsrechnungen oder Fahrausweise. Die E-Rechnung muss die Echtheit des Ausstellers, die Unversehrtheit der Daten und die Lesbarkeit gewährleisten.
Gutschriften als Abrechnungsform
Statt einer Rechnung durch den Leistenden kann auch eine Gutschrift durch den Leistungsempfänger erfolgen, sofern dies vertraglich vereinbart wurde. Eine solche Gutschrift berechtigt ebenfalls zum Vorsteuerabzug, muss jedoch klar als "Gutschrift" gekennzeichnet sein. Wird der Gutschrift widersprochen, verliert sie ihre Wirkung als Rechnung.
Fehlende oder fehlerhafte Angaben
Fehlen in einer Rechnung erforderliche Pflichtangaben, ist der Vorsteuerabzug nicht möglich. Dazu gehören etwa Name und Anschrift, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Zeitpunkt der Lieferung sowie der gesonderte Ausweis von Entgelt und Steuerbetrag. Auch bei Kleinbetragsrechnungen sind Mindestangaben vorgeschrieben.
Unrichtiger Steuerausweis nach § 14c UStG
Ein zu hoher oder unberechtigter Umsatzsteuerausweis führt dazu, dass der Aussteller die Steuer schuldet. Dies gilt unabhängig davon, ob die formellen Anforderungen einer Rechnung vollständig erfüllt sind.
Mindestbemessungsgrundlage und unentgeltliche Leistungen
Bei verbilligten Leistungen an Mitarbeiter oder Mitglieder muss in der Rechnung die gesetzliche Mindestbemessungsgrundlage angegeben werden, wenn diese über dem tatsächlich gezahlten Entgelt liegt. In Fällen unentgeltlicher Leistungen ist eine Rechnung nicht vorgesehen.
